(2026) Quy trình tuyển dụng, BHXH, Thuế TNCN

A. Giới thiệu các kênh tuyển dụng phổ biến tại Việt Nam và yêu cầu chính khi đăng tin tuyển dụng trên từng nền tảng.

Lưu ý chung khi đăng tin tuyển dụng:

1. Tiêu đề rõ ràng, đúng ngành nghề.
2. Mô tả chi tiết công việc, yêu cầu ứng viên.
3. Có thông tin liên hệ chính xác.
4. Tránh lỗi chính tả và ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp.
5. Tuân thủ chính sách và điều khoản của nền tảng.

B. Quy trình tuyển dụng sau khi công ty được đăng ký thành lập, bao gồm: cách thức tuyển dụng, quy trình đóng bảo hiểm xã hội sau khi tuyển, và cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

I. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

1. Các hình thức tuyển dụng phổ biến

• Đăng tin trên các nền tảng tuyển dụng miễn phí và có phí: VietnamWorks, TopCV, CareerViet, LinkedIn, Facebook,…
• Tuyển dụng nội bộ hoặc qua giới thiệu nhân viên.
• Sử dụng dịch vụ headhunter (nếu cần tuyển nhân sự cấp cao).

2. Quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

• Cần xác định nhu cầu tuyển dụng
• Xác định số lượng, vị trí cần tuyển và mô tả công việc chi tiết.
• Đặt ra các tiêu chuẩn về trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm cho từng vị trí.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

• Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực và ngân sách cho quá trình tuyển dụng.
• Lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp như: trang web công ty, mạng xã hội, các trang tuyển dụng trực tuyến, hoặc các kênh khác.
• Đưa ra các phương án dự phòng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Tìm kiếm ứng viên

• Xây dựng các bản mô tả chi tiết công việc, yêu cầu và quyền lợi.
• Đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng tuyển dụng
• Sử dụng các công cụ tìm kiếm ứng viên để tiếp cận những người phù hợp.
• Chủ động liên hệ với các ứng viên tiềm năng qua mạng lưới hoặc các mối quan hệ.

Bước 4: Sàng lọc và phỏng vấn

• Xem xét kỹ lưỡng hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
• Lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất để bước vào vòng phỏng vấn.

Bước 5: Phỏng vấn

• Tổ chức phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến để đánh giá khả năng, kinh nghiệm và tính cách của ứng viên.
• Đặt ra các câu hỏi liên quan đến công việc, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.
• Quan sát cách ứng viên trả lời và phản ứng trong quá trình phỏng vấn.
  Lưu ý: Có thể phỏng vấn 1–2 vòng, tùy vị trí.

Bước 6: Đánh giá – lựa chọn ứng viên phù hợp

• Tổng hợp kết quả phỏng vấn và đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đề ra.
• Gửi thư mời nhận việc và hoàn tất các thủ tục liên quan.

Bước 7: Đánh giá thử việc

• Quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm đánh giá cuối kỳ thử việc.
• Tiêu chí đánh giá gồm năng lực chuyên môn, thái độ làm việc và khả
• Là cơ sở để quyết định ký HĐLĐ chính thức hoặc chấm dứt thử việc.
• Thời hạn: Nếu đạt yêu cầu, HĐLĐ chính thức sẽ được ký trong vòng 1–3 ngày sau khi đánh giá.

Bước 8: Ký hợp đồng lao động (HĐLĐ)

• Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng thử việc.
• Lưu ý: Việc có phải đóng BHXH trong thời gian ký hợp đồng thử việc độc lập hay không thực hiện theo quy định hiện hành, nên xác nhận với cơ quan BHXH hoặc luật sư trước khi ký; khấu trừ thuế TNCN xem mục III bên dưới.

II. QUY TRÌNH ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH)

1. Điều kiện đóng BHXH bắt buộc

• Người lao động làm việc theo HĐLĐ từ 01 tháng trở lên bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Việc người lao động ký Hợp đồng thử việc độc lập có phải đóng BHXH hay không thực hiện theo quy định hiện hành, nên xác nhận với cơ quan BHXH hoặc luật sư trước khi ký. Nếu thử việc thông qua Hợp đồng lao động có ghi thời gian thử việc, thì phải đóng BHXH từ ngày hợp đồng có hiệu lực.

2. Mức đóng BHXH bắt buộc

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc từ 01/7/2025

Căn cứ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định như sau:

• Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
• Trường hợp người lao động ngừng việc vẫn hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất thì đóng theo tiền lương được hưởng trong thời gian ngừng việc;
• Đối tượng quy định tại các điểm đ, e và k khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc do Chính phủ quy định;
• Đối tượng quy định tại các điểm g, h, m và n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 được lựa chọn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc nhưng thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
• Sau ít nhất 12 tháng thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theo tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội đã lựa chọn thì người lao động được lựa chọn lại tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội;
• Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
• Theo khoản 13 Điều 141 Luật Bảo hiểm xã hội, khi chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu quy định tại Luật này bằng mức lương cơ sở. Tại thời điểm mức lương cơ sở bị bãi bỏ thì mức tham chiếu không thấp hơn mức lương cơ sở đó.
• Từ ngày 01/7/2026, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định số 161/2026/NĐ-CP.

Mức lương tối thiểu đóng BHXH bắt buộc sẽ tăng khi lương tối thiểu vùng tăng

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thực hiện theo Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành (Luật số 41/2024/QH15) và Quyết định số 366/QĐ-BHXH (2026) của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo đó, mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc tối thiểu không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.
Như vậy, kể từ ngày 01/01/2026 – thời điểm áp dụng mức lương tối thiểu vùng mới – thì mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của người lao động cũng phải điều chỉnh tăng tương ứng, bảo đảm không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.

Phương thức và thời hạn đóng BHXH bắt buộc:

Đối với người sử dụng lao động: Thời hạn đóng BHXH bắt buộc chậm nhất là:

• Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với phương thức đóng hằng tháng.
• Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng đối với phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.

Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc từ ngày 01/7/2025

Điều 32 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:

• 3% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ ốm đau và thai sản;
• 22% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Căn cứ Điều 32 đến Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 33 Luật Việc làm 2025 (Luật số 74/2025/QH15) cùng các quy định hiện hành thì tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc, BHYT và BHTN đối với người lao động và người sử dụng lao động tại Việt Nam như sau:

Trong đó:
HT: Quỹ hưu trí, tử tuất
ÔĐ-TS: Quỹ ốm đau, thai sản
TNLĐ-BNN: Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
BHTN: Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
BHYT: Quỹ bảo hiểm y tế

Các bước thực hiện

Bước 1: Thủ tục đăng ký xin cấp mã đơn vị BHXH

a. Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp:

• Bản sao y chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Tờ khai thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu TK3 – TS

b. Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH

Tiến hành nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt trụ sở theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Cách 2: Nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực) hoặc tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Lưu ý: Tùy vào yêu cầu của từng cơ quan mà sau khi đăng ký cấp mã đơn vị BHXH online trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, có thể cần nộp thêm hồ sơ bản giấy.
Cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp; thời hạn giải quyết theo quy định hiện hành.
Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể tiến hành báo tăng – giảm lao động, hoàn thành thủ tục đăng ký BHXH lần đầu, đảm bảo nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định.

Bước 2: Kê khai thông tin và báo tăng người lao động:

Trường hợp doanh nghiệp chọn Kê khai trên Cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội:

• Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập theo tài khoản đã được cấp, thực hiện các bước nhập thông tin ở mục Quản lý lao động và Quản lý phòng ban trước khi tiến hành kê khai.
• Sau khi đã có thông tin của người lao động trên hệ thống, chọn vào kê khai hồ sơ, chọn vào hồ sơ 600, chọn kỳ kê khai và tiến hành kê khai lao động đã giao kết hợp đồng chính thức trong tờ khai D02-LT yêu cầu.
• Kê khai thông tin của người lao động dựa vào thông tin trên hồ sơ mà người lao động cung cấp (CCCD, Xác nhận cư trú/ Mã số BHXH, nơi đăng ký KCB ban đầu) cùng với thông tin về mức lương đóng BHXH, các khoản phụ cấp (nếu có), chức vụ, thời hạn hợp đồng đã giao kết.
• Kiểm tra lại thông tin vào tiến hành ký điện tử tờ khai

Thời hạn giải quyết hồ sơ báo tăng BHXH theo quy định hiện hành của cơ quan BHXH.

Bước 3: Nộp tiền BHXH

• Hàng tháng, DN nộp tiền qua tài khoản ngân hàng theo C12 của BHXH.

III. KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN (TNCN)

Căn cứ Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (Luật số 109/2025/QH15) và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN khi chi trả thu nhập cho người lao động theo đúng đối tượng và phương pháp tính thuế quy định.

1. Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân

a. Cá nhân cư trú

Theo khoản 2 Điều 2 Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2025, cá nhân cư trú là cá nhân có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, đáp ứng một trong hai điều kiện sau:
– Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong 01 năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
– Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

b. Cá nhân không cư trú

Là người không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật thuế TNCN 2025.

2. Cách tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tiền công

Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và có thu nhập từ tiền lương, tiền công

Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả trường hợp làm việc tại nhiều nơi hoặc nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng.
Công thức tính thuế như sau:
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất
Trong đó:
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Bao gồm:
– Giảm trừ gia cảnh.
– Các khoản bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện.
– Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học
Theo Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mức giảm trừ gia cảnh áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 được quy định như sau:

• Mức giảm trừ đối với người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm);
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.

Theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần gồm 05 bậc, thay thế biểu thuế lũy tiến 07 bậc theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007.
Thuế suất cụ thể được áp dụng theo Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025:

Đồng thời, tại Điều 29 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thời gian áp dụng 5 bậc thuế TNCN 2026 theo biểu thuế luỹ tiến từng phần mới nhất như sau:
Điều khoản thi hành
1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Như vậy, mức giảm trừ gia cảnh mới và biểu thuế 5 bậc TNCN 2026 theo biểu thuế luỹ tiến từng phần mới nhất áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng

Căn cứ khoản 2 Điều 50 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026; cùng ngày, Thông tư số 87/2026/TT-BTC thay thế Thông tư số 111/2013/TT-BTC):

• Tổ chức chi trả thu nhập cho cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, nếu mức chi trả từ 5.000.000 đồng/lần trở lên thì khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trước khi trả; dưới 5.000.000 đồng/lần thì chỉ khấu trừ khi cá nhân có yêu cầu.

Công thức:
Thuế TNCN = Tổng thu nhập × Thuế suất 10%

Đối với cá nhân không cư trú

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng tổng số tiền lương, tiền công mà cá nhân không cư trú nhận được do thực hiện công việc tại Việt Nam nhân (x) với thuế suất 20%, không phân biệt nơi trả thu nhập.
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế tại Việt Nam × 20%

3. Một số lưu ý đối với doanh nghiệp

• Xác định chính xác tình trạng cư trú và loại hợp đồng lao động của người lao động.
• Áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới khi tính khấu trừ thuế từ ngày 01/01/2026 (kỳ tính thuế năm 2026).
• Hướng dẫn người lao động đăng ký mã số thuế cá nhân ngay từ đầu.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ thuế để phục vụ quyết toán và thanh tra.